المقالات والتقارير والاخبار المنشورة في شبكتنا لا تعبر عن راي الشبكة بل عن راي الكاتب فقط مقومات الاتصال الفعال والناجح

المقالات والتقارير والاخبار المنشورة في شبكتنا لا تعبر عن راي الشبكة بل عن راي الكاتب فقط
مقومات الاتصال الفعال والناجح
د.مهند العزاوي
مفهوم الاتصال
يعود أصل كلمة اتصال (COMMUNICATION) من اللغات الأوروبية والتي أُقتُبِستْ أو ترجمت إلى لغات أخرى، وشاعت في العالم إلى جذور الكلمة اللاتينية (COMMUNIS)، التي تعني "الشيء المشترك, وجذر الكلمة" "يذيع" أو "يشيع" من هذا الفعل أُشتُقَّت من اللاتينية والفرنسية نعت ((COMMUNIQUE الذي يعني "بلاغ رسمي" أو بيان أو توضيح حكومي، يمكن تعريف الاتصال ((هو العملية التي يتم من خلالها نقل رسالة معينة ، أو مجموعة من الرسائل من مُرسِل أو مصدر معين إلى مُستقبل)) وتؤكد المصادر العلمية وخبراء الاتصال أن الاتصال اعم واشمل من الإعلام[1] .
يوجد مفهومَين لـ"الاتصال" على المستوى البحثي
المفهوم الأول
"هي عملية يقوم فيها طرف أول (مُرسِل) بإرسال رسالة إلى طرف مقابل(مُستقبل) يؤدي إلى أحداث اثر معين على متلقي الرسالة"[2] , و يقوم الاتصال على تبادل المعاني الموجودة في الرسائل والتي من خلالها يتم تفاعل الأفراد من ذوي الثقافات المختلفة، وإتاحة الفرصة لإيصال المعنى وفهم الرسالة، كما أن الاتصال هو عملية تفاعل بين طرفين من خلال رسالة معينة وفكرة أو أي مضمون اتصالي آخر عبر قنوات اتصالية ينبغي أن تتناسب مع مضمون الرسالة بصورة توضح تفاعلا مشتركا فيما بينهما، وانتقال أو نقل المعلومات والأفكار والاتجاهات أو العواطف من شخص أو جماعة لآخر أو للآخرين من خلال رموز معينة،
المفهوم الثاني
"هي عملية تتم من خلال الاعتماد على وسيط لغوي، في ضوء أن كلا من المُرسِل والمُستقبل يشتركان في إطار دلالي واحد، وفق عملية تفاعل رمزي أي تفاعل بالرموز اللفظية بين طرفين أحدهما( مُرسِل) يبدأ الحوار وما لم يكمل (المُستقبل) الحوار لا يتحقق الاتصال"، في هذه الحالة يقتصر الأمر على توجيه الآراء أو المعلومات من جانب واحد فقط، دون معرفة الاستجابة أو التأثير لدى المُستقبل، كما إن للخبرة الثقافية والاجتماعية والإشارات والرموز دور في تحقيق معانٍ مشتركة ومتطابقة بين الشخص الذي يُبادِر بإصدار الرسالة من جانب والشخص الذي يستقبلها من جانب آخر.
الاتصال الجماهيري:
الاتصال الجماهيري فهو ذلك النمط من الاتصال الذي يتم بين أكثر من شخصين لإتمام العملية الاتصالية ، والتي غالبا ما تقوم بها بعض المؤسسات أو الهيئات، عن طريق رسائل جماهيرية، وعملية تحدد الوسائل والهدف الذي يتصل أو يرتبط بالآخرين، ويكون من الضروري اعتباره تطبيقا لثلاثة عناصر، العملية، الوسيلة، الهدف.
تختلف عملية الاتصال الجماهيري(mass communication) عن الاتصال بين فردين والاختلاف المهم، هو أن الاتصال الجماهيري يتم عبر الوسائل السمعية والمرئية أو دار النشر، ويتميز بمشاكل اتصال خاصة وفي حاجة إلى اتخاذ قرارات وتنفيذ سياسات وتقوم بعملية تنشئة أو تطبيع للأفراد الجدد المعينين للقيام بالأدوار المختلفة، لغرض يكونوا على علم بالأدوار والأنماطً المفروض انتهاجها، كما أنه يسعى للوصول إلى الأفراد الذين يقرئون الصحف والمجلات أو يقرئون الكتب أو يشاهدون فيلما ، أو يستمعون إلى الإذاعات، يكون الاستقبال في هذه الحالات، يختلف عن الاستقبال الذي يحدث في حالة الاتصال الشخصي، والاختلاف يكمن أساسا في رد فعل الطرف الآخر[3] , ونظرا لأن هناك وسائل متعددة للاتصال[4]، أصبح لدى الجمهور فرص مختلفة للاختيار، وهم سيختارون في أغلب الأحوال ما يتفق مع آراءهم وتطلعاتهم واتجاهاتهم وهذا ما يجب أن يراعيه ممارسي الاتصال, والأمر المهم أن قنوات الاتصال الشخصية تعمل جنبا إلى جنب مع قنوات الاتصال الجماهيرية .
أهداف الاتصال
1. تحقيق الأهداف التنموية
2. تطوير قنوات العلاقات العامة
3. توفير قاعدة بيانات متماسكة لاتخاذ القرارات.
4. توضيح شكل المهام وطبيعة الواجبات وحجم المسئولية.
5. تنظيم التواصل الفكري والثقافي والمهني المؤسساتي بشكل فعال.
6. زيادة كفاءة الفرد للعمل كفريق مؤسساتية.
7. ضرورة أساسية في توجيه وتغيير السلوك الفردي والجماعي للموظفين والعاملين.
8. نقل المفاهيم والآراء والأفكار لخلق التماسك بين مكونات المؤسسة.
9. وسيلة هادفة لضمان التفاعل والتبادل المشترك للأنشطة الأفقية المختلفة.
10. وسيلة رقابية وإرشادية لنشاطات المدير في مجال توجيه فعاليات العاملين.
11. وسيلة لتحفيز العاملين للقيام بالأدوار المطلوبة منهم.
عناصر الاتصال
1. المرسل (sender) مصدر المعلومات وهو ذلك الشخص أو المؤسسة الذي لديهم الرغبة في مشاركة الآخرين الأفكار والتوجهات والتعاون.
2. الرسالة (message) وتعني الأسلوب الذي تخرج به الفكرة أو التوجيه من المرسل إلى المستقبل, ويفترض أن تكون الرسالة :- واضحة ومفهومة, واقعية وحيادية, معبرة ودقيقة, غاية محددة, الإيجاز والاختصار.
3. قناة الاتصال (channel) وهي الوسيلة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل والمستقبل أو المستقبلين.
4. المستقبل receive)) وهو ذلك الشخص أو المجموعة المستهدفة من عملية الاتصال والذي يستهدفه المرسل.
5. الاستجابة (response ) وهي ما يمكن أن نسميه رد الفعل الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية الاتصال، وهل حققت التأثير أو الهدف المطلوب أم لا؟ وهو ما يعتبره البعض المتمم لدائرة الاتصالات بين المستقبل والمرسل.
الاتصالات الإدارية
العمليات الإدارية تقوم على تبادل البيانات والمعلومات، ومن ناحية أخرى فإن المدير كقائد في عمله يحتاج لكي يحقق أهداف المنظمة إلى التوجيه، وكذلك يحتاج إلى أن يفهم العاملين مع ويوجه سلوكهم بشكل يضمن عدم تعارض هذا السلوك مع الأهداف التنظيمية على الأقل.
وكل هذا يحتاج إلى الاتصال بهم باستمرار لتوجيههم وتنظيم أعمالهم ومتابعتها.
إذن نستنتج من ذلك أن المعلومات والبيانات هي العمود الفقري للعملية الإدارية وهي جوهر عمل القائد الإداري في المنظمة وبقدر ما تكون هذه المعلومات والبيانات دقيقة وصحيحة بقدر ما تكون قدرات المدير فعالة, ـونظرًا لأهمية الاتصالات في تصريف شؤون الإدارة، فهناك ضرورة قصوى لتنظيمها، وتحقيق فاعليتها، بحيث تنساب المعلومات والبيانات في حركة مستمرة بين مستويات التنظيم المختلفة لما فيه خير المؤسسة وتحقيق أهدافها.
مفهوم الاتصالات الإدارية:
يتضمن مفهوم الاتصالات الإدارية عناصر أساسية يستوجب الإشارة اليها وهي:ـ
1) أن هناك طرفي لعملية الاتصال يريد أحدهما [المرسل] أن يشارك الآخر [المستقبل] في فكرة معينة أو توجيه ما.
2) أن ذلك يتم عن طريق أسلوب معين أو فعل معين سواء كان الفعل لفظي أو غير لفظي، وسواء كان شفاهة أو كتابة.
3) أن لهذا الفعل [الاتصال] هدف لا يتم الاتصال بدون تحقيقه وهو إيجاد حالة مشتركة من المعرفة، وبقدر ما ينجح المرسل في الوصول إلى هذه الحالة بقدر ما تكون عملية الاتصال قد حققت أهدافها.
أنواع الاتصالات
أ‌- الاتصالات الرسمية: تتم الاتصالات الرسمية من خلال خطوات السلطة الرسمية وأبعادها، وتأخذ الاتصالات الرسمية ثلاثة اتجاهات أساسية هي:ـ
1) الاتصالات الهابطة: Down wards communication
وهو الاتصال الذي يؤمن وصول التوجيهات والسياسات والقرارات والمعلومات كافة من الرؤساء إلى المرؤوسين.
2) الاتصالات الصاعدة: Upwards communication
أغلب هذه الاتصالات من تقارير العمل التي يرفعها الرؤساء المباشرين إلى الإدارة العليا. وكلما زادت الاتصالات الصاعدة أي الواردة للإدارة، عن الاتصالات الهابطة والصادرة عنها كلما أدى ذلك إلى كفاءة المؤسسة وزيادة إنتاجيتها.
3) الاتصالات الأفقية: [Hori contal communications]
يأخذ هذا النوع مجراه بين أعضاء الإدارات والأقسام داخل المنظمة بهدف توفير عمليات التنسيق الضرورية للعمل.
ب‌- الاتصالات غير الرسمية:
وهي تتم خارج القنوات الرسمية المحددة للاتصال، وتعتمد أساسًا على مدى قوة العلاقة الشخصية التي تربط أجزاء التنظيم الإداري وبين أعضائه. ويلجأ إليها العاملون لتسهيل الأمور التنظيمية وتوفيرًا للوقت في جمع المعلومات.
وسائل الاتصالات:
هناك وسيلتان أساسيتان للاتصال الإداري، وهما:ـ
• ـالاتصال الشخصي أو المباشر بين المدير وبين المشرفين والعاملين.
• الاتصال الكتابي، والذي بموجبه تتاح الفرصة لاختيار كلمات الرسالة بحيث تكون أكثر تعبيرًا.
أولا: الاتصال الشخصي: Personal communication
ويعتبر الاتصال الشخصي أكثر مناسبة للموضوعات المعقدة والمثيرة للجدل (Controversial) والتي يعقل مناقشتها أولا ثم ثيبت.
وهذا النوع من الاتصال هو إحدى أنواعه وأقربها إلى النفس وأكثرها فائدة لصالح العمل.
ثانيا: الاتصال الكتابي: Writtor communication
وهو الاتصال المعمول به في المنظمات الحكومية كافة والمنظمات الخاصة، الصغيرة منها والكبيرة، ويأخذ الاتصال الكتابي شكل المذكرات والاقتراحات والخطابات المتبادلة، والأوامر والتعليمات والتقارير الدورية والشكاوى.
* ويتوقف نجاح الاتصال إلى حد كبير على كل من المرسل والمستقبل وعلى كفاءة وسيلة الاتصال، فلا بد للمرسل من أن يكون شخصًا ماهرًا في التعبير لما يريد أن يوصله إلى المستقبل، كما أن المستقبل هو الآخر يحتاج إلى مهارة وقدرة على الاتصال والفهم لما يريد أن يقوله المرسل.
مقومات الاتصال الفعال والناجح:
يراعي خبراء الاتصال عدد من العوامل والاعتبارات التي يفترض توافرها للحصول على اتصال ناجع وفعال وأبرزها :
1. يجب أن يكون مضمون الرسالة (موضوع الاتصال) واضحًا ويحاكي مستوى فهم المرسل إليه وإدراكه، وأن يكون في نطاق اختصاصه وفي حدود السلطات المخولة له.
2. يجب أن يكون حجم المعلومات يتناسب مع قدرة استيعاب المستقبل بحيث يتمكن استقباله واستيعابه وأن تكون هذه المعلومات مهمة بالنسبة للمرسل إليه وجديدة وإلا فقدت أهميتها.
3. يجب أن تركز الرسالة ـ شفوية كانت أم كتابية ـ على الحقائق والمعلومات المهمة، مع شرح المعلومات الفنية وتبسيطها، والتعريف بالمصطلحات أو الحقائق غير المعروفة ومقارنتها بما هو معروف.
4. يجب أن يكون هناك تنظيم سليم للاتصالات ويكون مسئولا عن اقتراح وتنفيذ سياسة الاتصال في المؤسسة، وأن يكون لدى الإدارة العليا قناعة بأهمية (إدارة الاتصال) ودورها في تحقيق فعالية الاتصالات في المؤسسة.
5. يجب أن تتم عملية الاسترجاع Fead back، وأن يتأكد المرسل من أن المرسل إليه قد أدرك الرسالة وانفعل معها، وذلك عن طريق ملاحظة رد فعله سواء بالتعبير الشفوي أو التصرف العملي.
معوقات الاتصال:ـ
ابرز معوقات الاتصال التي تعترض نجاح الاتصال هي:ـ
أولا: معوقات شخصية:
يقصد بها حزمة المؤثرات التي ترجع إلى المرسل والمستقبل في عملية الاتصالات وتحدث فيها أثرًا عكسيًا، وتعزي هذه المعوقات بصفة عامة إلى الفروق الفردية التي تجعل الأفراد يختلفون في حكمهم وفي عواطفهم وفي مدى فهمهم للاتصال والاستجابة له، وكذلك مدى الثقة بين الأفراد فضعف الثقة بينهم يؤدي على عدم تعاونهم وبالتالي حجب المعلومات عن بعضهم البعض، مما يعقد عملية الاتصالات ويحد من فاعليتها.
ثانيًا: معوقات تنظيمية:ـ
1) عدم وجود وحدة تنظيمية لجمع ونشر البيانات والمعلومات، وعدم الاستقرار التنظيمي يؤديان أيضًا إلى عدم استقرار نظام الاتصالات بالمنظمة.
2) عدم وجود هيكل تنظيمي يحدد بوضوح مراكز الاتصال وخطوط المسئولية الرسمية في المؤسسة، مما يجعل القيادات الإدارية تعتمد على الاتصال غير الرسمي والذي لا يتفق في كثير من الأحيان في أهدافه مع الأهداف التنظيمية.
3) عدم وجود سياسة واضحة لدى العاملين في المؤسسة تعبر عن نوايا الإدارة العليا تجاه الاتصال أو قصور هذه السياسة.
4) التخصص ـ وهو أحد الأسس التي يقوم عليها التنظيم ـ من معوقات الاتصال، وذلك في الحالات التي يشكل فيها الفنيون والمتخصصون جماعات متباينة لكل منها لغتها الخاصة وأهدافه .
ثالثا: معوقات بيئية:ـ
يقصد بها المعاضل التي تحد من فاعلية الاتصال والتي ترجع إلى البيئة المجتمعية للفرد سواء داخل المؤسسة أو خارجها , ومن بين هذه العوامل
1) اللغة التي يستخدمها، واستخراجه لمعاني الكلمات في ضوء قيمه وعاداته وتقاليده
2) عدم كفاية وكفاءة أدوات الاتصال
3) عدم وجود نشاط اجتماعي على نطاق كبير في كثير من المنظمات..
4) التفاهم والتعاون القائم بين العاملين، فدرجة التفاهم والانسجام التي تتوافر بينهم تحدد أسلوب الاتصال ومدى فاعليته.
الاتصال الفعال:ـ
ـ يعد من ابرز مسئوليات ومهام الإدارات العليا هو خلق المناخ السليم للاتصال الفعال، وذلك بوضع سياسة واضحة للاتصال تعمل على تحقيق الأهداف التنظيمية وتلبية الرغبات البشرية، حتى يكون الأفراد على علم تام بنشاط المؤسسة وأهدافهما وخططها وبرامجها والعوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية التي تحكمها، لتحقيق أهداف سياسة الاتصال بنجاح.
إن أهمية الاتصال في المؤسسة يستوجب تنفيذ سياسات ناجعة له وعلى نطاق واسع ، وما يتطلبه ذلك من مهارات اتصال متعددة وخصائص فنية عند وضع أنظمة وتحديد وسائله وتحرير رسائله وإخراجها بالشكل المقنع بتطلب وجود فئة من الأخصائيين الأكفاء في هذا المجال لمعاونة الإدارات التنفيذية في تطبيق سياسة ونظام الاتصال، والعمل في إدارة تنشأ لهذا الغرض ضمن الهيكل التنظيمي يُطلق عليها إدارة الاتصالات، يكون من واجباتها تحقيق التنسيق بين الإدارات والأقسام المختلفة في المؤسسة وتواصلها مع المجتمع ، ولابد من متابعة المعاضل الاتصالية ومعوقاتها ، وتحديد المفاصل الرخوة وتقديم بالمقترحات اللازمة لمعالجتها وتقويم النتائج المتحققة.
أعداد الدكتور مهند العزاوي متخصص بالإستراتيجية الإعلامية
‏الأحد‏، 18‏ آذار‏، 2012
منتدى هديل صدام حسين
sahmod.2012@hotmail.com

» حيرة الإسلام بين الكاتب والإمام ( ٢ )
» حيرة الإسلام بين الكاتب والإمام ( ١ )
» حيرة الإسلام بين الكاتب والإمام ( ١ ) ( الحلقة الاولى )
» لرئيس: مظاهرات شعبنا العارمة اليوم تعبر عن تطلعاته لإنهاء الانقسام والاحتلال
» التنفيذية تعبر عن تقديرها للتحرك الشبابي والشعبي المطالب بضرورة إنهاء الانقسام